Com o fazer reembolso de despesas em viagens corporativas?

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O reembolso de despesas nas viagens corporativas pode causar bastante estresse entre funcionários e empresa. Quando o processo não é bem pensado, desgasta o relacionamento entre gestores e subordinados, comprometendo inclusive resultados no longo prazo.

Para não cair nessa armadilha, saiba desde já: tanto a burocracia como a incerteza sobre o que será ou não reembolsado podem se transformar em motivos para conflitos, dificultando a gestão de pessoas e chegando até a fazer com que o negócio perca talentos em seu time.

Para evitar esse tipo de desgaste desnecessário, é preciso se antecipar. E uma das principais formas de fazer isso é definindo uma política de reembolso que seja clara e prática, além de ser amplamente divulgada a todos os interessados. Quer levar essa realidade para sua empresa? Então acompanhe o post de hoje!

Defina uma política clara de reembolso

O primeiro passo para alcançar o compliance no reembolso de viagens é ter um roteiro que explique para os colaboradores quando e como a solicitação deve ser feita. Se o deslocamento acontece sem que isso esteja previamente determinado, a mensagem implícita passada é de que a empresa cobre todos os gastos. E isso não é nada bom.

Quer conhecer os principais pontos que devem ser abordados por uma política de reembolso completa? Então fique de olho!

Despesas reembolsáveis

Pense: o que a empresa está disposta a pagar? A lista de despesas que podem ser reembolsadas mediante comprovação precisa estar claramente expressa na política. Anote aí: quanto mais objetivo esse ponto for, melhor. A partir de hoje, portanto, nada de avaliar comprovantes posteriormente para decidir o que será reembolsado! Lembre-se de que essa postura causa desgastes e conflitos.

Para ser o mais específico possível, realmente nomeie despesas! Você pode incluir na sua listagem:

  • passagens;
  • transporte local — táxi e aluguel de veículos;
  • alimentação;
  • serviços de lavanderia;
  • documentação para viagem — como o visto;
  • uso de telefone e de internet.

Despesas não reembolsáveis

Da mesma forma, antecipe também informações sobre o que jamais será objeto de ressarcimento. Deve-se incluir aqui basicamente aquelas despesas que não têm qualquer ligação com o trabalho ou com o motivo da viagem. É o caso de, por exemplo:

  • compra de souvenirs;
  • gastos com danos de objetos e equipamentos;
  • taxas por perda de voos;
  • multas de trânsito.

Também inclua nesse tópico algumas situações bem específicas em que o reembolso não será feito, como no caso de os comprovantes serem perdidos ou se estiverem rasurados, por exemplo.

Limite máximo de reembolso

Para as despesas cobertas, é prudente estabelecer o máximo de valor que é permitido ao funcionário usar para ser reembolsado. Com esse intuito, faça um levantamento histórico dos gastos com hospedagem ou pesquise o valor médio da diária em hotéis que atendam às necessidades dos funcionários em cada viagem. O mesmo pode ser feito para definir valores para:

  • alimentação;
  • locação de veículos;
  • quilômetro rodado — se for uma viagem curta, feita no carro do próprio colaborador.

Se for necessário, defina valores diferentes de acordo com o nível hierárquico do profissional em trânsito.

Procedimentos para a solicitação

Não apenas o tipo de despesa precisa estar expresso, mas a forma de comprovação válida para cada um — podem ser recibos, extratos de checkout ou o que for mais conveniente. Determine em nome de quem devem ser emitidos (do colaborador ou da empresa) conforme acertos contábeis necessários internamente. Também esclareça quais informações devem constar no documento, como:

  • CNPJ do emissor;
  • data de emissão;
  • endereço e telefone de contato da empresa.

Além disso, a política de reembolso precisa desenhar um passo a passo para ensinar como deve ser feita essa comprovação. Geralmente, os comprovantes são enviados:

  • por e-mail;
  • pessoalmente, diretamente entregues ao setor responsável;
  • em sistema específico, quando a empresa conta com um.

Especifique cada detalhe dessa entrega, de modo a não deixar nenhuma dúvida entre os colaboradores e tampouco dar margem para erros por falta de clareza das informações.

Prazos para apresentação dos pedidos

Os pedidos de reembolso precisam ser apresentados até quando? Em um intervalo de dias após o término da viagem? Dentro do mesmo mês em que os recursos foram utilizados? Pense em um prazo razoável, que seja viável para a equipe e que atenda às necessidades da contabilidade em termos de compliance.

Até para gerar uma informação verossímil sobre custos versus faturamento do mês e para calcular o ROI da viagem, é necessário estipular o prazo máximo para encerrar o processo. Caso contrário, sempre existirá algo pendente a ser resolvido, relativo a um mês já fechado. E isso pode gerar a necessidade de retificação das informações contábeis e financeiras da empresa.

Prazos para ressarcimento dos valores

Se você definiu um prazo máximo para a entrega da documentação, precisa ser justo, especificando também uma data máxima para o devido ressarcimento. Em quantos dias, após a apresentação da documentação, o reembolso vai ocorrer?

E não esqueça de deixar clara a forma de devolução dos valores devidos: se acontecerá via crédito em conta, ordem de pagamento ou qualquer outro meio mais adequado para colaborador e empresa.

Divulgue os procedimentos para o time

De nada adianta ter uma política de reembolso bem definida se você não as divulga aos principais interessados, não concorda? Portanto, se sua empresa conta com uma central de documentos normativos, inclua por lá o passo a passo que você tanto se esforçou para preparar!

Caso exista um site específico para os funcionários (via intranet, por exemplo), vale a pena manter um tópico especial sobre o tema. Se possível, confeccione um folder com as regras e tenha como procedimento padrão entregá-lo aos colaboradores que têm viagens corporativas programadas.

Simplifique o processo

O passo a passo para o reembolso está definido e a equipe está ciente do processo? Ótimo! Mas atenção: por mais que o nível de detalhamento seja importante, nada de confundi-lo com burocracia, ok? Lembre-se de que se há etapas e exigências desnecessárias, isso desmotiva o time. Então busque praticidade!

Você pode contar com a tecnologia para isso, usando sites, aplicativos e outras ferramentas que ajudem a simplificar o fluxo do reembolso, impulsionando a aderência de todos.

Contratar uma empresa especializada em viagens corporativas também é uma saída bastante eficaz. Tratar de gastos e escolhas logísticas diretamente com experts na área retira do funcionário a responsabilidade de se preocupar com essas questões, permitindo que foque no motivo da viagem em si. Isso ajuda tanto a diminuir os custos como a desburocratizar o processo e minimizar a necessidade de reembolsos.

Fique de olho nesses pontos, pois todos são extremamente relevantes para garantir um processo de reembolso de despesas sem falhas!

Fonte: COPASTUR